Въпросник за самооценка на дарителски практики

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията/програмата има ясно дефинирани стратегически цели, които съответстват на мисията и са обвързани с дългосрочен времеви период. Организацията/програмата е определила подходите си за постигане на целите; целите и подходите са посочени на публично и леснодостъпно място.

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията/програмата работи целенасочено за изследване на конкретните нужди, като в процеса се допитва до експерти, сходни организации с опит, други заинтересовани страни, напр. предишни получатели на дарения, провежда собствени проучвания и др. Изследването е част от дарителската политика и се провежда текущо или на определени периоди.

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията/програмата периодично анализира адекватността на целите си спрямо променените нужди. При необходимост актуализира целите и определя рамка на продължителността на подкрепата, бюджета и други ресурси, необходими за постигането на целите. В процеса участват хора от висшето управленско ниво, като се насърчава и осигурява приноса на всички служители.

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията/програмата структурира дарителската си дейност в една или повече дарителски програми/фондове/инициативи. За тях разработва конкретни планове за работа, които са ориентирани към постигането на целите. Плановете се отнасят за конкретен период от време, определят очакваните резултати, конкретни показатели (индикатори) за постигането им, процедурите, които ще се прилагат, и бюджета на програмата. Програмите и плановете са одобрени от най-високо управленско ниво.

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията/програмата е определила човек или екип, в чиито длъжностни характеристики са описани ясно задълженията по управлението на дарителските програми. Човекът/екипът имат нужната квалификация, съществуват процедури, които гарантират приемственост при смяна на хората, които отговарят за програмите. Като алтернатива или в допълнение на специален човек/екип за управление на дарителските програми, корпоративните дарители са делегирали управлението на програмите на специализирани организации (посредници) или са създали собствени дарителски фондации. В случаите на делегиране на посредници, компанията е определила човек, който следи за изпълнението ѝ и е лице за контакт

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията/програмата е посочила изчерпателно данните за контакт на лицата, отговарящи за дарителските програми и е осигурила директен достъп до тях, като е определила и конкретни параметри на комуникацията (напр. време за отговор на запитване, задължителна писмена кореспонденция и др.).

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията/програмата изчерпателно и ясно е дефинирала критериите, на които трябва да отговарят получателите на дарение. Те са подготвени преди обявяването на прием на кандидатури (конкурс или текущ прием), съответстват на плановете на програмите, обявени са публично и на леснодостъпно място. Критериите ясно определят кой може и кой не може да получи подкрепа, като това е аргументирано и не подлага никого на дискриминация.

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията/програмата, в случаите на конкурс или текущ прием на кандидатури, има изготвени писмени процедури за избор на получатели на дарение. При подготовката на процедурите са привлечени външни експерти и/или организации с подходящ опит. Основните елементи на процедурите (кой взема решения, как ги взема – напр. гласуване, оценяване по точки, консенсус – срокове, допустимост на допълнителна комуникация с кандидатите и др.) са обявени публично на леснодостъпно място. Изборът се прави от колективно тяло (жури, експертен съвет, оценители), в което по-голямата част от членовете не са служители на организацията дарител. Когато изборът предполага избор на получатели на дарение без формално кандидатстване, изборът се прави аргументирано, на база проучване на други потенциални получатели и определяне на сравнителните предимства с цел постигане на най-голяма обществена полза. Процедурите по избор имат ясен механизъм за предотвратяване на конфликти на интереси.

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията/програмата документира в детайл процеса на вземане на решение за избор на получателите на дарение и предоставянето му, като документацията включва основни факти, свързани с кандидатите и получателите на дарение (име, кратко описание на кандидатурата, кратко описание на дарението, сума на дарението). Тази информация се въвеждат в електронна база от данни, а писмените документи се съхраняват за срок от поне 3 години. Базата от данни позволява лесни справки и за кандидатствалите, и за получилите дарения. Екипите, които управляват дарителските програми, и всички, които са участвали в процеса на вземане на решение, имат свободен достъп до базата от данни и документите.

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията/програмата сключва с получателите на дарение договор, в който ясно се определят размера на дарението и неговите цели и условия по начин, който осигурява проследимост на действията на получателя от страна на дарителя и дава възможност за санкции при неспазване на условията на дарението. Санкциите и случаите, в които могат да бъдат наложени, са описани недвусмислено.

10 е най-високата оценка, показваща, че представители на най-високото управленско ниво на организацията участват в стратегическото планиране на дарителството, вкл. определяне на цели, области на предоставяне на дарения и партньори. За планирането и осъществяването на програмите те търсят приноса на партньорски организации и/или компании. Участват в публични събития, свързани с дарителските програми, и осигуряват възможност за лични срещи с получателите на дарения.

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията е осигурила на своите служители възможността и ги насърчава да участват както в планирането и актуализирането на дарителските програми, така и в тяхното осъществяване, напр. определяне на получатели на дарение, добавяне на ресурси на организацията към тези, дарени от служителите за дадена кауза, осигуряване на възможност за доброволчество в работно време, участие в събития, пряко свързани с дарителските програми и др.

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията осигурява на получилите дарение достъп до екипите, отговарящи за дарителските програми по време на изпълнението на дейностите, за които е направено дарението, за обсъждане на въпроси, свързани с постигането на целите на дарението. Екипите поддържат този контакт и по своя инициатива. Те реагират с разбиране и гъвкавост при аргументирана необходимост от промяна в предвидените дейности. Организацията осигурява допълнителна подкрепа за получилите дарения, напр. доброволен труд, консултации, офис, достъп до други дарители, обучения.

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията разглежда получателите на дарение като свои партньори за постигането на обществена промяна. За успеха в постигането на целите на направените дарения организацията предоставя допълнително съдействие, напр. експертни консултации, програми за повишаване на капацитета и пр. Организацията популяризира получателите на дарения сред своите партньори и насърчава последните да подкрепят допълнително получателите на дарения.

10 е най-високата оценка, показваща, че екипите изготвят периодични вътрешни отчети за дарителските програми поне веднъж годишно. Времето на изготвяне и представяне на отчетите е съобразено с процеса на планиране. Отчетите са съобразени с установените правила и формати за вътрешна комуникация на организацията и включват информация най-малко за предоставения финансов или друг ресурс, тематична област, географски обхват, типове получатели, резултати и принос към цялостното въздействие на организацията за обществена промяна. В отчетите се посочват както успешните дарения, така и тези, които не са постигнали търсените резултати.

10 е най-високата оценка, показваща, че екипите текущо или периодично информират всички свои служители за резултатите от дарителските програми/инициативи. Информацията включва най-малко целите на програмите, очакваните/постигнатите резултати, направените дарения и техните получатели. Данните се предоставят по начин, който съответства на установените практики на вътрешна комуникация и улеснява служителите в самостоятелното търсене на допълнителна информация. Осигурена е и възможност за предоставяне на мнения от страна на служителите пред екипите, управляващи дарителските програми.

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията/програмата наблюдава изпълнението на дейностите, за които е предоставила дарение, постигането на резултатите, планирани от страна на получателите и изразходването на дарените ресурси. За тази цел те изискват от получателите на дарения писмени отчети, които са финансови, за разходването на предоставените ресурси, и технически/описателни за извършените дейности. Периодичността на подаване на отчети е съобразена с продължителността на периода на извършване на дейностите, за които е предоставено дарението, и съответстват на цялостната времева рамка на дарителската програма. Организацията/програмата улеснява процеса на отчитане, като предварително информира получателите за очакваните обем и съдържание на отчетите и предоставя насоки и друг вид помощ в процеса на подготовка на отчетите.

10 е най-високата оценка, показваща, че изискваните от организацията/програмата отчети съдържат най-малко: съответствие с планираното, описание на изразходването на дарените ресурси, описание на извършените дейности и постигнатите резултати, срещнатите предизвикателства и обобщение на ефекта. Процедурата на отчитане обезпечава систематизирането на получената информация така, че да допринася за вътрешната отчетност, за последващ задълбочен анализ на резултатите и ефекта на дарителските програми и за тяхната актуализация. Организацията предоставя на получателите на дарение ясен формат за отчетите, като оставя достатъчно пространство за свободно споделяне на информация. Отчетите разказват успешни истории, които допринасят за постигането на целите на програмата.

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията изготвя и публикува отчети за дарителската си дейност, предназначени за широката публика, най-малко веднъж годишно. Отчетите предоставят обобщена информация за предоставените ресурси като цяло и по отделните програми/инициативи/направления, целите на предоставените дарения и постигнатите резултати, получателите на дарения и данни за контакт с тях, когато не са физически лица, мнение на организацията за приноса на даренията към нейната мисия като дарител и целите на дарителската програма. Отчетите се представят по начин, който улеснява търсенето на информация от всички заинтересовани страни, откриването на успешни подходи при постигането на обществена промяна, ученето на бъдещи кандидати за дарения от опита на техни колеги при планирането на бъдещи действия, проучвания и анализи на трети страни, свързани с дарителството.

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията полага специални усилия за популяризирането на своите публични отчети. Отчетите имат ясно обозначено място (като част от по-общи годишни доклади или на официалните интернет страници на организациите). На това място могат да бъдат намерени и отчетите за предходни периоди от началото на дарителската дейност на организацията/програмата. Организацията споделя отчетите проактивно с основните заинтересовани страни, напр. чрез изпращане на линк, резюме или акценти, обобщение на ефекта и др.

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията има установени процедури за анализ на цялостния ефект (въздействие) от своята дарителска дейност и осъществяването на дарителските си цели. Анализът се прави периодично в съответствие с естеството и продължителността на програмите/инициативите – междинен и окончателен или само окончателен. Той е обективен и се основава на конкретните показатели, заложени при структурирането на дарителските програми/инициативи. Анализът се изготвя от професионалисти с подходящ опит измежду служителите на организацията или привлечени външни експерти. Анализът се представя на най-високото ниво на управление и е достъпен за всички служители.

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията подлага изготвения анализ на вътрешно обсъждане, в което при необходимост привлича външни експерти, представители на партньорски организации и други заинтересовани страни. В обсъждането се анализират всички директни и косвени резултати вследствие изпълнението на дарителската програма/инициатива, както и степента на съответствие с идентифицираните нужди преди началото й. Резултатите от обсъждането се документират. При необходимост се предприемат/планират коригиращи действия за следващия период или следващата програма.

10 е най-високата оценка, показваща, че организацията използва анализа като основа за последващото планиране и актуализиране на дарителските програми, подобряване на дарителските подходи и процедури, повишаване на собствения организационен капацитет по отношение на дарителството.

10 е най-високата оценка, показваща, че резултатите от анализа се използват за оптимизиране на всички аспекти на управлението на дарителските програми. Организацията документира самия анализ, неговата интерпретация, въведените/планираните промени и/или предприетите действия по отношение на следващи етапи от програмите и/или следващи програми, както и основанията за тези промени/действия. Документирането се извършва във форма, която осигурява лесно ориентиране на нови служители при евентуални промени в екипите, които управляват дарителските програми.